こんにちは＾＾☆
今日は「受付」という職業の仕事内容についてです♪
もうわたしは退職してしまったのですが、企業受付を２年間ほど経験したので、その体験談を詳しく書いていきたいと思います。
受付は結構人気の職業で、「やってみたい！」という方も多いかと思うので、是非参考にしてもらえればと思います。
基本的に残業はないですし、結婚を機に正社員を退職された方や、主婦の方、そして子育てがひと段落して時間ができた方などにもおすすめの職業です！
どうしたらなれるの？
まず「どうしたらなれるのか」ですが、現在正社員で受付をやられている方は非常に限られているかと思います。
だいたいの企業は人材派遣会社と契約していて、「派遣社員」として受付嬢を採用しています。
なので、まず一番はじめにすることは「派遣会社に登録する」ことです＾＾♪
わたしは３社ほど登録に行きました☆
何社か登録しておけば選択の範囲が広がり、希望に合った受付に就職できる可能性が高まるので、１社だけよりも数社は登録に行くのが良いです！
登録すると、希望の就業条件などを聞かれるのでそれを派遣会社に伝えて、希望にマッチした案件があれば電話などで連絡をくれます＾＾
そして面接に行き、採用となれば派遣先企業との契約が成立します♪
面接は基本的に１回で終わりですし、１０分くらいで終わる簡単なものです。（わたしが働いていた会社では、ほぼ第一印象で判断していると言っていました。）
第一印象が重要なので、濃すぎず、ナチュラルメイクで、特に身だしなみにはしっかり気を付けた方が良いです。
お客様が企業を訪問して一番最初に接触するのが受付ですので、清潔感は大切です！
面接内容については、正社員の採用面接の緊張感とはまったく違いますので、そこまで気張らずに行って問題ないはずです＾＾☆
「学生時代頑張ったこと」や「志望動機」などを暗記する必要はありませんよ！笑
仕事内容は？
仕事内容は、会社によって少しずつ違ってはきますが、だいたい以下のようなものです。
・代表電話の取り次ぎ
・応接室の予約
・お茶出し
・簡単な清掃
一つずつ確認していきましょう♪
・お客様の応対
これが受付の仕事の中で一番重要です。
基本的な流れとしては、受付でお客様に声を掛けられたら予約内容を確認し、問題がなければお客様を待合スペースへと案内します。
そして、社員の人としっかり合流できるまでを確認します。
また、その他にも受付に座っていると、「この社員の人と連絡が取りたいんだけど」「この荷物はどこに持っていったらいいの？」など、色々と聞かれることがあります。
そのような時も落ち着いて適切な対応ができるよう心掛けたり、先輩などに聞いて対応方法の知識を付けていくことが大切です。
また、「受付は会社の顔」とよく言いますが、まさにその通りで、受付の応対態度によってお客様が持つ会社への印象が変わってしまったりします。
その面では非常に責任があるので、常にお客様に対して「明るい笑顔と感じのいい応対」を心掛けることが大切です。
その上で、言葉遣いなどにも気を配るようにします。
・代表電話の取り次ぎ
基本的に受付が難しい内容の電話を応対するということは少ないかと思われます。
わたしが就業していた企業では、主に電話応対は取り次ぎのみでした。
ただ、「この内容の場合はこの部署に取り次ぐ」など、取り次ぐためにも問い合わせ内容の理解と取り次ぎ先を選ぶという判断は必要ですので、徐々に覚えて対応していくことは必要とされます。
また、「お客様の応対」にもありましたが、言葉遣いに気を付けることも大切です。
・応接室の予約
会社には毎日お客様がいらっしゃって、「応接室」で打ち合わせがおこなわれます。
その応接室を予約する業務は、受付が担当していることが多いです。
会社によって使っているシステムは様々ですが、パソコンを使って社員の方からの申請を受け、応接室を予約していきます。
重要な商談なども応接室でおこなっていますので、予約自体は簡単な業務ですが間違いなくお部屋をおさえることはとても重要です。
年末年始の挨拶が増える時期などは応接室が混みあったりして取りづらくなったり、ほぼ常に満室だったりと応接室の予約業務が忙しくなることも予想されます。
（これも企業によってかなり差はあります。１日の来客数なども、企業によって全く異なります。）
・お茶出し
企業によっては、「お茶出し」を受付が担当しているところもあります。
（社員が自分で用意することになっている企業もあるようです。）
応接室の数が少ない企業ではしっかりと陶器のカップでお茶を出していたり、応接室が多く忙しい企業では簡易的なカップを使っていたりと、企業によって異なります。
会長室・社長室でのお茶出しなど、非常に重要な場面でお茶出しをする機会もあったりします。
もちろん、先輩からの指導があるかと思いますが、打ち合わせの邪魔をすることなくスムーズにお茶出しできるよう、落ち着いて対応することが大切です。
・簡単な清掃
あとは、受付周り・応接室などの簡単な清掃を担当することもあります。
受付周りを常に清潔にしておくことは会社のイメージアップにもつながりますので、これも大切です。
応接室のテーブルも指紋が付きやすかったりしますので、ふきんで軽く拭き取るなどの清掃業務があったりします。
まとめ
以上、受付の仕事内容についてまとめさせていただきました。
おおまかにはこの通りかと思いますが、企業によって様々な差があることは確かです。
ですが、一番重要なのはやはり「笑顔、感じのいい応対」です。
また、受付に座っていると急いでいるお客様から急に話しかけられることもあり、とっさに適切な対応や判断をするということも求められます。
手間取っていると、お客様は困ってしまいます。
仕事内容としては簡単で、楽なようにも見えますが、このような時の「臨機応変な対応ができるかどうか」はとても重要になってきます。
簡単なようで奥が深い受付の仕事ですが、毎日色々な方と顔を合わせますし、働いているうちに徐々に臨機応変な対応を取ることができるようになっていくと自信もつき、やりがいが感じられますよ＾＾☆
人と話したりコミュニケーションを取ることが好きな方、また、マナーや臨機応変な対応などを身に付けたい方にはとてもおすすめな職業だと思います♪
以上、長文読んでいただきありがとうございました☆
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